A modernização do registro de empregados atingiu um marco com a Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, que regulamenta a substituição gradual do papel pelos sistemas digitais. No entanto, para o advogado previdenciarista, é crucial compreender que a CTPS física não foi extinta, mantendo uma importância vital como prova documental de fatos pretéritos.

Equivalência Legal e a Nova Sistemática de Prova

A Portaria estabelece que a Carteira de Trabalho Digital é equivalente à CTPS física para todos os fins previstos na CLT. Para o Direito Previdenciário, a maior inovação está no art. 14, § 2º, que determina que as anotações eletrônicas disponibilizadas no portal gov.br “constituem prova do vínculo de emprego”, inclusive perante a Previdência Social.

Essa disposição dialoga diretamente com o art. 19 do RPS (Decreto nº 3.048/1999) e com a IN PRES/INSS nº 128/2022, que tratam da presunção de veracidade dos dados do CNIS.

Como as anotações na CTPS Digital agora ocorrem exclusivamente via eSocial, os dados do sistema trabalhista alimentam diretamente a base de dados previdenciária.

A Importância Remanescente da CTPS Física

Apesar da preferência pelo meio eletrônico, o documento físico permanece obrigatório e indispensável em situações específicas:

A CTPS física deve ser utilizada para anotações de fatos ocorridos até 23 de setembro de 2019 (para empresas dos Grupos 1, 2 e 3 do eSocial) ou até 21 de agosto de 2022 (para órgãos públicos e organizações internacionais).

Anotações por Determinação Judicial: O art. 6º, em seu § 5º, prevê a emissão da CTPS em meio físico quando a Justiça do Trabalho determinar anotações em vínculos encerrados antes de 24 de setembro de 2019, caso o trabalhador não possua o documento original ou este esteja inutilizado.

Os empregadores continuam obrigados a apresentar livros, fichas de registro e a própria CTPS física quando exigidos pela fiscalização para comprovar anotações relativas ao período em que esses meios eram utilizados.

Para fins de cômputo para aposentadoria, a CTPS física continua sendo o “documento mestre” para comprovar tempos de contribuição antigos que possam não constar no CNIS ou que apresentem indicadores de erro, conforme garantido pela Lei de Benefícios (LBPS).

Emissões Excepcionais e Proteção Social

A emissão física ainda ocorre em caráter excepcional. Além dos casos judiciais, ela é prevista para:

– Trabalhadores em situação de vulnerabilidade social que não possuam acesso a meios tecnológicos para habilitar a versão digital; ou

– Trabalhadores indocumentados resgatados de condição análoga ao trabalho escravo ou tráfico de pessoas, para os quais pode ser emitida uma CTPS provisória física com validade de 3 meses.

Gestão de Dados e Segurança Jurídica

A Portaria reforça a responsabilidade do empregador pela veracidade das informações. A omissão ou prestação de declaração falsa, seja no meio físico ou digital, é considerada infração sujeita a sanções, conforme o art. 29-B da CLT.

No sistema digital, o cumprimento da obrigação é atestado pelo número do recibo eletrônico do eSocial.

Conclusão

A transição da CTPS física para a Digital é como a digitalização de um arquivo histórico: os novos registros entram diretamente no sistema de computador (Digital), mas o livro original de registros (CTPS Física) deve ser preservado como a única fonte autêntica para conferir o que foi escrito antes da criação do sistema digital. Impõe-se ao estudioso dos direitos sociais – do Trabalho e Previdenciário – conhecer as nuances dessa transformação, para o asseguramento dos direitos e o devido cumprimento das obrigações dos sujeitos da relação jurídica laboral nessa matéria.

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