Qual seria a abrangência ideal de um Departamento de Compliance dentro de uma organização? Veja a seguir com as informações do livro Guia Prático de Compliance, organizado por Isabel Franco:

A abrangência do departamento de Compliance

Mesmo em organizações em que a área de Compliance está estruturada e atua de forma independente, é inegável que o Compliance deve interagir com todas as demais áreas da organização. A bem da verdade, num mundo ideal, não haveria necessidade de existir uma área formal e estruturada para os assuntos relativos à ética dentro de uma organização, pois nesse mundo ideal, todos os colaboradores de todos os níveis teriam muito claras as suas obrigações no que diz respeito ao código de conduta e às políticas da empresa. No entanto, sabemos que isso é uma utopia bastante longe de um dia se tornar realidade, o que torna imprescindível a existência e a formalização do programa e dos processos de compliance.

O fato é que, assim como todos os colaboradores de uma empresa, todas as áreas dessa mesma empresa também devem seguir padrões éticos e de conduta para exercer suas atividades e entregar seus objetivos. E, por isso, a dúvida que muitas vezes surge é sobre a abrangência ideal de um Departamento de Compliance dentro de uma organização.

Essa abrangência é muitas vezes questionada quando levamos em conta que existem outras áreas dentro de uma organização que possuem competência para, e que, portanto, podem atuar na identificação, elaboração, divulgação e verificação de normas, políticas e procedimentos a serem seguidos. Nesse sentido, podem surgir desse questionamento conflitos organizacionais na definição das responsabilidades de cada parte específica para a garantia da conformidade em toda a empresa.

Para fins de ilustração desse questionamento, podemos citar as seguintes situações, que, a depender da maneira com que são vistas e tratadas, podem ser de conflito ou de cooperação:

1) Compliance e Departamento Jurídico

Ninguém melhor que o Departamento Jurídico na competência de interpretação e aplicação das leis, certo? Sim, porém há de se considerar que uma opinião estritamente legal pode conflitar com uma visão ética ou moral sobre um determinado assunto. Assim, respeitando-se a expertise dos advogados internos (que podem ou não contar com o auxílio de escritórios externos nas suas decisões), a área de Compliance deve oferecer o seu parecer para assuntos estratégicos ao confrontar a análise legal com o que diz o código de conduta da empresa. Aliás, o parecer da área de Compliance pode muitas vezes não estar pautado em uma regra escrita e formalizada no código de conduta, mas sim na experiência dos profissionais responsáveis a respeito do risco de determinada decisão de negócios à imagem da organização.

Aliás, é importante mencionar que, devido à complexidade da relação entre Departamento Jurídico e Compliance, o tema será explorado de maneira mais detalhada em seção específica neste mesmo capítulo.

2) Compliance e controles internos

Assim como foi mencionado anteriormente com relação à área de Compliance, num mundo ideal a área de controles internos tampouco seria necessária. Afinal, uma das funções básicas de controles internos é o estabelecimento de normas e procedimentos internos que assegurem o atingimento dos objetivos de maneira eficiente, correta e acurada e, em teoria, todas as áreas dentro de uma organização sabem exatamente o que e como fazer para que os seus objetivos departamentais sejam atendidos de maneira eficiente, correta e acurada. Porém, o que acontece na prática é uma preocupação tão grande por parte das operações em atingir as metas, que é necessário, sim, uma estrutura dedicada à verificação e à formalização dos meios para o atingimento dessas metas.

Para isso, a área de controles internos conta com ferramentas diversas, como procedimentos, estabelecimento de alçadas de aprovação e programas de verificação, estes últimos com a função primordial de identificação de falhas no momento em que as suas consequências não são tão prejudiciais à empresa. Assim, enquanto Compliance determina a política, ou em outras palavras, as regras macro de uma organização, a área de controles internos é responsável por detalhar tais políticas de tal forma que sejam traduzidas para o dia a dia das operações.

Não podemos esquecer também das situações em que um determinado questionamento é feito à área de Compliance e a resposta, embora baseada no bom senso, difere do que a política ou procedimento dita, ou seja, as chamadas exceções. Para esses casos, a área de controles internos é a mais indicada para determinar qual a melhor ferramenta interna para se documentar tal exceção, sempre buscando as devidas aprovações.

3) Compliance e Recursos Humanos

A estrutura de Recursos Humanos de uma organização pode ser vista como um dos principais parceiros do time de Compliance. Essa parceria deve ser conduzida de uma maneira muito cuidadosa, para que não se torne nunca uma competição.

O cuidado é necessário, pois existem diversas ferramentas utilizadas por Compliance como o código de ética, programa de compliance etc. que podem resvalar no campo de atuação do time de Recursos Humanos. Além disso, a aplicabilidade das ferramentas de compliance utiliza os recursos de treinamento e comunicação, assuntos geralmente ligados a Recursos Humanos. Por último, não podemos nos esquecer dos casos em que determinada regra definida por Compliance é violada, quando medidas disciplinares devem ser discutidas, definidas e aplicadas. Mais um caso em que Recursos Humanos e Compliance devem seguir de mãos dadas.

Ainda relacionadas com Recursos Humanos, a depender da estrutura de cada empresa, as funções de comunicação interna também são fundamentais para a efetividade e o sucesso de Compliance. Afinal, enquanto o time de Compliance pode muitas vezes estabelecer comunicados mais formais, a comunicação interna pode ajudar a dar uma cara mais amigável e palatável à mensagem, fazendo que a recepção desta pelos colaboradores seja mais efetiva. No entanto, é fundamental que toda e qualquer mensagem relativa aos processos de compliance seja verificada e validada pelo time responsável antes de ser distribuída aos colaboradores, a fim de garantir a clareza na comunicação.

4) Compliance e auditoria interna

A função de auditor interno talvez seja aquela que mais se assemelha à função de compliance officer nos quesitos independência e autonomia. Afinal, assim como a estrutura de Compliance deve se sentir segura para a definição e aplicação das regras, o auditor interno deve ser livre para, dentro do escopo de cada auditoria sob sua responsabilidade, solicitar e analisar dados que possam trazer indícios de falhas nos processos da empresa.

Nesta mesma análise, pode-se incluir a função de investigação interna, pois ela pode ser alocada abaixo da estrutura de Compliance, mas também pode ser exercida pela própria auditoria interna.

Neste sentido, Compliance e auditoria interna, independentemente de quem seja responsável pelos processos de investigação interna, devem formar uma parceria, inclusive na troca de dados, uma vez que essas áreas são cliente e fornecedor entre si. Afinal, um indício de fraude pode ser identificado tanto pelo compliance officer por meio do canal de denúncias, quanto pelo auditor interno, ao identificar pontos obscuros num processo de análise de dados financeiros, por exemplo. É bem salutar para a efetividade dos processos de compliance que o compliance officer confie na análise dos dados efetuada pela auditoria interna, uma vez que esta função tem geralmente maior prática em tal análise. No entanto, uma visão macro do compliance officer no que diz respeito às políticas pode ser fundamental para a classificação de eventuais falhas identificadas, ou seja, se são realmente simples falhas ou se podem ser indícios de processos fraudulentos.

Além das relações acima descritas existem algumas áreas cinzentas como, por exemplo, as estruturas que suscitam questionamentos, como aquelas que subordinam Compliance à área financeira ou ao próprio CFO12. De toda forma, o principal é que a área não seja de prateleira, que tenha independência, esteja bem dimensionada para o negócio e que tenha uma atuação verdadeira, semeando e solidificando a cultura de compliance.

A conclusão a que se pode chegar com relação à abrangência de Compliance é que esta área, embora necessite de estrutura própria, deve estar disseminada em toda a organização e deve ser vista não como uma área à parte das operações, mas sim como algo fundamental para o atingimento das metas. O cuidado que se deve ter é a clara definição de regras e responsabilidades, levando-se em conta que algumas delas serão compartilhadas entre áreas diferentes. Neste ponto, a maturidade de cada profissional é indispensável para que toda interação, mesmo as conflituosas, tenha como resultado soluções que garantam o lucro pautado na ética e na integridade, princípios fundamentais para a imagem de qualquer corporação.

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Buscando tratar de assuntos relevantes – como investigações internas, comunicação e treinamentos, canais de denúncia, comprometimento da alta administração, uso de tecnologia, gestão de riscos e de parceiros, medidas disciplinares, dentre outros –, este Guia traz o que há de essencial no mundo de compliance. Com uma abordagem moderna e realista, resultante da riquíssima experiência de seus autores em todas as áreas de atuação das mais variadas indústrias, este Guia não apenas discute questões de compliance, mas sugere propostas de soluções ao grande desafio do tema no Brasil pós-Lava Jato.

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Sobre a organizadora do livro

Isabel Franco é advogada formada pela Faculdade de Direito do Largo São Francisco (USP), com mestrado na Fordham Law School de Nova Iorque e curso de program of instruction of lawyers da Harvard Law School. De dupla nacionalidade, brasileira e norte-americana, dividiu-se na sua vida profissional pelos dois países, com intensa atuação nas associações de advogados dos Estados Unidos e Brasil. Foi Presidente da New York State Bar Association (NYSBA) e do membro do Conselho da American Bar Association (ABA) nas suas respectivas seções de Direito Internacional. Como sócia e managing partner de um grande escritório brasileiro em Nova Iorque, assessorou por muitos anos investidores estrangeiros em suas atividades no Brasil, participando de importantes transações de M&A, privatizações, Joint Ventures etc. Por sua vasta experiência nos Estados Unidos, foi pioneira em Compliance no Brasil, elaborando e implementando programas de compliance, participando de investigações e prestando toda sorte de assistência no ramo. Isabel é ranqueada pelos diretórios internacionais como o Chambers & Partners como Band 1, o mais alto grau de ranqueamento na área de Compliance, tanto para o diretório do Brasil como para o Global como especialista em legislação dos Estados Unidos. Por anos, Isabel tem sido nomeada advogada Número 1 na América Latina por The Latin American Corporate Counsel Association (LACCA) e incluída na lista das 100 melhores investigadoras do mundo.

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